Software

Zależne od siebie listy rozwijane

Zależne od siebie listy rozwijane w programie excel można łatwo wytłumaczyć na zasadzie domowego portfela.

Będziemy pracować na 2 arkuszach: pierwszy nazywamy rodzaje, a drugi portfel.

2013-10-18_082601Krok 1: Robimy listę kategorii, podkategorii oraz rodzajów naszych kategorii – to wszystko w arkuszu rodzaje. Jest to najtrudniejsza część tej lekcji, gdyż na samym początku trzeba przemyśleć wszystkie źródła naszych przychodów i rozchodów. Moja lista rodzajów i kategorii z podkategoriami wygląda następująco:

2013-10-18_084232

Jak widzimy wszystko jest rozpisane i podzielone (to tylko przykładowy podział). Podstawą jest Rodzaj, który dalej jest rozpisany na kategorie: RozchódPrzychód, które również są opisane podkategoriami, które również zawierają podkategorie.

Krok 2: Definiujemy dla naszych rodzajów, kategorii, podkategorii odpowiednie nazwy. Robimy to w następujący sposób:

Zaznaczamy rodzaje2013-10-18_090818

 

Wchodzimy w Formuły i we wstążce Nazwy zdefiniowane klikamy w Definiuj nazwę.

2013-10-18_091850Nadajemy odpowiednią nazwę do zaznaczonego zakresu komórek. Pamiętajmy jednak, aby był wybrany odpowiedni zakres! Poniższy obrazek pokazuje prawidłowe ustawienie opcji zakres.

2013-10-18_092018

Analogicznie definiujemy nazwy do pozostałych kategorii i podkategorii. Poniżej jeszcze kilka analogicznych przykładów:

 

Wszystkie zdefiniowane nazwy możemy podejrzeć rozwijając listę widoczną poniżej:

2013-10-18_092818Najtrudniejsze mamy już za sobą. Teraz przechodzimy do arkusza portfel.

Krok 3: Tworzymy tabelę podobną do tej na poniższym obrazku.

2013-10-18_093415

Opis tabeli:

Data – komórka, która będzie określać datę zawarcia transakcji.

Rodzaj – w tej komórce będziemy wybierać rodzaj transakcji z listy rozwijanej (przychód/rozchód)

Kategoria – wyświetlana będzie lista rozwijana z kategoriami, zawartość listy będzie zależna od wyboru opcji w komórce (w tym przypadku, odnosząc się do tabeli z obrazka powyżej) B2

Podkategoria – sytuacja analogiczna do poprzedniej; zawartość komórki zależna od wyboru opcji w komórce C2

Kwota – podana będzie tu kwota, którą otrzymaliśmy (np. 350 zł) lub którą wydaliśmy (np. -560 zł); dzięki minusowi będziemy mogli określi czy kwota jest dodatnia, czy ujemna – posłuży nam to w dalszej części do formatowania komórek

Opis – opis transakcji (np. Rata za pralkę)

 Krok 4: Definiujemy listę rozwijaną i jej zawartość w komórkach, w kolumnie Rodzaj (dla ułatwienia, cały czas tabelą wyjściową będzie tabela z kroku nr 3.)

Klikamy w komórkę B2 i wybieramy z zakładki Dane, ze wstążki Narzędzia danych opcję Poprawność danych, następnie Poprawność danych…2013-10-18_095329

 

W oknie, które nam się pojawiło ustawiamy opcję tak jak na obrazku.2013-10-18_095526

 

Po ustawieniu wszystkich opcji, kiedy klikniemy w komórkę B2 pojawi nam się opcja rozwinięcia listy i wyboru opcji.2013-10-18_095553

 

Teraz musimy skopiować regułę wykorzystaną w komórce B2 do kolejnych komórek z tej kolumny. Aby to zrobić najeżdżamy w prawy dolny róg komórki i gdy pokaże nam się taki krzyżyk jak na obrazku poniżej, klikamy (trzymamy wciśnięty) lewym przyciskiem myszy i przesuwamy kursor w dół, aż do ostatniej komórki w tabeli.

 

Teraz zajmiemy się kolumną Kategoria.

Krok 5: Wstawiamy listę rozwijaną zależną od zawartości komórki sąsiedniej (po lewej stronie).

Aby to zrobić klikamy w komórkę C2 i podobnie jak to robiliśmy w poprzednim kroku, na początku: klikamy w komórkę C2 i wybieramy z zakładki Dane, ze wstążki Narzędzia danych opcję Poprawność danych, następnie Poprawność danych… W oknie, które nam się pojawiło ustawiamy opcje następująco:

2013-10-18_102202Gdy po kliknięciu w przycisk OK wyskoczy nam komunikat o błędzie, potwierdzamy kontynuowanie operacji klikając TAK.

2013-10-18_102231Analogicznie ustawiamy opcję w komórce D2 i kopiujemy wprowadzone reguły do komórek poniżej tak jak to robiliśmy w poprzednim kroku. Kolejnym krokiem będzie ustawienie odpowiedniego formatowania komórek w kolumnie Kwota, aby przychody i rozchody odróżniały się od siebie odpowiednim kolorem. W związku z tym zaznaczamy całą kolumnę.

Z zakładki Narzędzia główne rozwijamy opcję Formatow. warunk. i klikamy kolejno w: Reguły wyróżniania komórek -> Większe niż…

2013-10-18_102906W oknie, które nam się pojawiło ustawiamy następująco opcje:

 

Analogicznie ustawiamy wartości dla opcji Mniejsze niż… (dla tych samych komórek)

 

Na zakończenie, pod naszą tabelą możemy napisać małą funkcję sumującą nam wszystkie nasze przychody i rozchody dając tym samym rzeczywistą kwotę, która nam została w „portfelu”.

2013-10-18_104521

Pamiętajmy, aby wszystkie nasze rozchody wprowadzać jako kwoty ujemne! (np. -100zł)

2013-10-18_105453

To już wszystko. Dziękuję za uwagę.